PBI Best Practices: Gemeinsam zur Datenkultur mit Datensatzzertifizierung

Der Microsoft Power BI Blog der CAT GmbH

Ein zentraler Bestandteil von Microsoft Power BI, neben den oberflächlichen Themen des Berichtswesens, schließt auch die Entstehung und Hege einer Datenkultur mit ein. Durch die Simplizität von Programmen wie Microsoft Excel waren einfache Datenanalysen erstmals in der Fläche für alle möglich geworden, und natürlich haben Menschen weltweit diese Möglichkeit genutzt, um endlich Informationen selbstständig analysieren zu können. So haben sich historisch in vielen Organisationen über die Jahre eine Reihe an Auswertungen gebildet, die oftmals jedoch nur innerhalb des Fachbereiches genutzt werden. Das Resultat ist eine Form des Phänomens, dass sich Silo-Kultur nennt: Informationen innerhalb der Organisation bleibt in den "Informationssilos" der einzelnen Abteilungen hängen, ein Fluss und Austausch zwischen den Abteilen findet wenig bis gar nicht statt.

Die Nachteile einer solchen Kultur sind offensichtlich: wichtige Details bleiben verdeckt, jede Abteilung macht dabei ihr eigenes Ding, baut auf unterschiedlichen Faktenlagen und Informationen ihre Entscheidungen auf, und letztendlich wird die sowieso oft schon eingeschränkte Kommunikation noch schwieriger. Das Problem ist schnell praktisch erklärt: im Rahmen eines Projektes treffen sich Mitglieder aus dem Controlling, der Lagerwirtschaft, der Produktion, und dem Einkauf, es geht um Warenflüsse. Jede Abteilung hat sich individuell vorbereitet, es werden vier Exceldateien mit Analysen eingebracht, die aber jeweils unterschiedliche Werte und Ergebnisse haben, obwohl doch nur Daten aus demselben Warenwirtschaftssystem gekommen sind. Eine Abteilung hat sogar noch eine alte Analyse von vor zwei Jahren, die Daten sind allesamt "tot", Neuerungen und Änderungen der Situation nach dem Datenexport werden nie abgebildet sein.

Nun geht im Meeting die Diskussion um die Deutungshoheit los. Anstelle über den Warenfluss zu reden, werden die Daten diskutiert. Am Ende hat man effektiv nun wieder eine Stunde ohne Fortschritt im Besprechungsraum gesessen.

Microsoft Power BI hält für dieses Problem eine Reihe an Lösungen parat. Zunächst kann ein ähnliches Scenario auch in Power BI geschehen; es kann sich im Zweifel jeder Mitarbeiter selbst einen eigenen Bericht über Power BI Desktop erstellen. Jedoch lässt sich über die Flusslogik und die Zusammenarbeit in Arbeitsbereichen in Power BI schon einmal verbessert eine Übersicht über organisatorische Datensätze geben, und Modelle und Berechnungen sind leichter nachvollziehbar. Das endgültige Ziel ist jedoch, dass alle Mitarbeiter zumindest innerhalb von Power BI von derselben Datenbasis aus arbeiten, mit Daten, die überprüft korrekt sind, und somit jeder dieselbe Grundlage hat. Ergebnisse sind für alle konsistent und nachvollziehbar, und die Mitarbeiter müssen sich nicht von null an in die Daten einarbeiten.

Ein neues organisatorisches Feature, was nun im Mai/Juni Update im Power BI Service die generelle Verfügbarkeit erreich hat, ist die Funktionalität Datasets zu zertifizieren. Hierbei handelt es sich um eine Funktion, mit der man Datasets im Power BI Service als "höher gestuft" oder noch weiter als "zertifiziert" markieren kann. Hiermit gibt Microsoft Organisationen die passenden Werkzeuge an die Hand, damit den Mitgliedern in einer Organisation direkt richtige, intern verifizierte Datenmodelle mitgegeben werden können.

 

Hervorgehobene Datensätze im Microsoft Power BI Service
Hervorgehobene Datensätze im Microsoft Power BI Service

Diese Optionen an den Datensätzen im Power BI Service sind zunächst erstmal rein optisch und können für einen Datensatz in den Einstellungen ohne sonstige datentechnische Voraussetzungen eingeschaltet werden; eine Prüfung auf die Richtigkeit der Daten oder das Datenmodell findet nicht automatisiert statt. Eine Organisation hat jedoch somit die Möglichkeit eine organisatorische Lösung zu finden, indem Datasets zum Beispiel zentral von einer für Power BI verantwortlichen Person verifiziert werden. Das Ziel ist letztendlich, dass alle Kollegen über gleiche Daten quasi dieselbe Sprache sprechen, man auf ein gemeinsamen und einheitlichen Informationsschatz zugreift.

Eine Organisation kann hier ein komplett eigenen Zertifizierungsprozess mit eigenen Anforderungen entwerfen. Diesen kann ausformuliert und wie ein Wikipedia-Eintrag im Power BI Service Admin Portal ("Verwaltungsportal") in den Mandanteneinstellungen konfiguriert werden. Zusätzlich kann dort über eine Azure Active Directory (AAD) Sicherheitsgruppe eingeschränkt werden, wer die Berechtigung zur Zertifizierung hat.

 

Zertifizierungsparameter im Microsoft Power BI Service Verwaltungsportal
Zertifizierungsparameter in den Mandanteneinstellungen des Verwaltungsportal im Microsoft Power BI Service

Zuletzt kann man dann am Dataset selbst in den Einstellungen unter "Unterstützung" das Dataset als "Zertifiziert" markieren sowie mit einer Dataset-Beschreibung hinterlegt werden. Prozess-technisch muss dabei ein Dataset zunächst als "Höher gestuft" markiert werden, bevor es als "Zertifiziert" markiert werden kann, ein direktes Einstellen von "Standard" auf "Zertifiziert" ist nicht möglich.

 

Zertifizierungsparameter am Datensatz in Microsoft Power BI
Zertifizierungsparameter am Datensatz im Microsoft Power BI Service

Gegeben den passenden Überprüfungsmechanismen für eine Zertifizierung kann man nun also noch tiefergehend steuern, welche Daten die Benutzer von Power BI beim Entwerfen von Berichten nutzen soll. Wie im Qualitätsmanagement setzt Power BI im Berichtswesen damit auf Standardisierung, und fördert damit aktiv eine kooperative Kultur über einheitliche Terminologie und Daten.

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Jan Erik Friedrichs

Jan Erik Friedrichs, M.Sc. | Business Consultant

Microsoft Certified: Data Analyst Associate

Microsoft Certified: Azure Data Scientist Associate

Microsoft Certified Solution Associate: BI Reporting

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